Savez-vous ce qu'est la comptabilité fournisseurs ? Vous en avez peut-être entendu parler et vous en connaissez les grandes lignes, mais allons un peu plus loin. La comptabilité fournisseurs est le montant que vous devez à vos fournisseurs pour les articles et les services qu'ils vous ont fournis à crédit ou selon un plan de paiement spécifique. Comme on peut s'y attendre, le non-respect des conditions de ce contrat de crédit ou de ce plan de paiement a des conséquences spécifiques, telles que la perte de crédibilité auprès de vos fournisseurs ou la perte de fonds en raison d'un trop-perçu.
Maintenant que la définition est connue, voici la partie la plus importante. Environ 82 % des petites et moyennes entreprises font faillite au cours de leurs cinq premières années d'existence, et les difficultés liées à la comptabilité fournisseurs pourraient en être la cause. Pour les grandes entreprises, une multitude de données relatives aux comptes fournisseurs et l'erreur humaine sont les principales causes de leurs difficultés. Les PME sont également confrontées à des défis similaires et c'est le sujet du blog d'aujourd'hui.
Saisie manuelle des données : Tout d'abord, il convient de préciser que les vendeurs ou les fournisseurs ne coopèrent pas toujours avec vos choix préférés en matière de réception des factures. Certains vendeurs peuvent envoyer des factures par la poste, d'autres par le biais de votre courrier électronique de marketing, et quelques factures à des représentants de l'entreprise avec lesquels ils sont à l'aise. Il est donc difficile de rassembler ces factures et les données qu'elles contiennent. Les processus de saisie manuelle des données nécessitent de parcourir des tonnes de courrier, physique et numérique, pour effectuer les calculs nécessaires avant de procéder aux paiements. Le processus manuel est sujet aux erreurs humaines et demande beaucoup de travail, ce qui, comme vous le savez probablement, entraîne de nombreuses erreurs. La saisie manuelle des données prend également beaucoup d'heures de travail aux employés qui devraient consacrer leurs heures de travail aux fonctions essentielles de l'entreprise.
Suivi des factures : Perdre la trace d'une seule facture est une erreur facile à commettre. Mais lorsque l'égarement de plusieurs factures devient régulier, il est probablement temps d'arrêter la marée. S'il est plus facile de remarquer une facture unique et d'en demander une autre à un fournisseur unique, la perte de plusieurs factures augmente la probabilité que certaines d'entre elles passent à travers les mailles du filet. Le fait de recevoir le redoutable appel de suivi de la part de plusieurs fournisseurs peut mettre en évidence la fin de quelques relations entre le fournisseur et le destinataire. Cette situation est bien sûr néfaste pour votre entreprise et peut avoir une incidence négative sur votre préparation à l'audit.
Suivi des bons de commande : Tout comme le suivi des factures de vos fournisseurs est crucial pour le processus de comptabilité fournisseurs, il est également important de générer et de suivre avec précision les bons de commande. Les bons de commande vous permettent de suivre les articles que vous avez achetés, le coût de l'achat et la date à laquelle le paiement doit être effectué. Ils mettent également de l'ordre dans un monde chaotique lorsque vous travaillez avec de nombreux fournisseurs. En raison des difficultés liées à la gestion manuelle des bons de commande, de nombreuses PME ne génèrent pas de bons de commande et s'appuient sur un contexte historique ou sur leur intuition pour assurer le suivi des achats.
La gestion manuelle des comptes fournisseurs est un processus lent et inefficace, ce qui nous amène au dernier défi auquel la PME moyenne est confrontée : ne pas utiliser le bon outil. Les bons outils sont des solutions numériques qui utilisent l'automatisation, rationalisent les calculs et centralisent les données de votre comptabilité fournisseurs sur une plateforme unique.
TROY FlexPay est une solution innovante et facile à utiliser pour les petites entreprises qui souhaitent rationaliser leur comptabilité fournisseurs. Avec TROY FlexPay, l'automatisation des comptes fournisseurs, le suivi des bons de commande et des factures et la saisie manuelle des données ne sont plus un souci. En intégrant TROY FlexPay à vos données fournisseurs dans QuickBooks, vous pouvez commencer à payer vos fournisseurs comme vous le souhaitez, à partir d'une seule plateforme. TROY FlexPay vous permet de choisir de régler vos factures par ACH, par chèques numériques, par chèques imprimés ou par un service de traitement des chèques.
TROY FlexPay offre de nombreux avantages, mais il y a 5 avantages principaux qui méritent d'être soulignés dès le départ.
Centraliser le processus : Rassembler toutes les factures et les données relatives à la comptabilité fournisseurs sur une plateforme centrale ou un plan unique où un simple coup d'œil vous donne un aperçu de dizaines de factures et d'accords de paiement, simplifie instantanément le processus. TROY FlexPay vous offre un affichage centralisé qui vous permet de visualiser les factures de votre entreprise, les exigences d'approbation et les instructions de paiement. Vous avez ainsi la certitude de toujours maîtriser les données et les processus de votre comptabilité fournisseurs. Vous éliminez ainsi les difficultés liées au suivi des factures et des bons de commande.
Automatiser la saisie des données : L'un des principaux avantages de TROY FlexPay est l'utilisation de l'automatisation pour gérer les futures saisies de données, les bons de commande et les calculs. L'automatisation permet de résoudre les problèmes auxquels les PME sont confrontées dans le cadre du processus de comptabilité fournisseurs, notamment les activités laborieuses et chronophages liées à la saisie manuelle des données. L'automatisation réduit également la probabilité d'erreurs de calcul dues à la saisie manuelle des données et au rapprochement des comptes. TROY FlexPay pousse l'automatisation encore plus loin en vous fournissant des rappels automatisés pour vous assurer de ne jamais oublier un paiement, un bon de commande ou un accord. Vous êtes ainsi assuré de respecter vos engagements et de maintenir une relation positive entre le fournisseur et le destinataire.
Rapports détaillés : TROY FlexPay vous permet de conserver des enregistrements précis de toutes les données relatives aux comptes fournisseurs. L'accès aux données actuelles et historiques permet à votre entreprise d'analyser ses transactions et de prévoir ses achats futurs. Les rapports détaillés garantissent également la responsabilité au sein de l'entreprise grâce à l'accès aux données transactionnelles à partir de dates spécifiques, aux personnes ayant autorisé des paiements spécifiques et aux fournisseurs. La transparence liée aux rapports détaillés augmente votre capacité d'audit et élimine les erreurs.
Gestion des fournisseurs : L'établissement d'une relation de confiance avec vos fournisseurs vous permet de vous assurer que les matières premières ou les articles nécessaires à la rentabilité de votre entreprise sont disponibles en permanence. TROY FlexPay vous permet d'accéder aux coordonnées de vos fournisseurs en temps réel, d'ajuster vos préférences de paiement, de les communiquer à vos fournisseurs et de rationaliser l'ensemble du processus de paiement. Grâce à TROY FlexPay, vous pouvez convaincre vos fournisseurs que l'envoi de factures numériques par les canaux appropriés leur permet d'être payés à temps et conformément aux accords passés.
Gérer les paiements par chèque : L'une des caractéristiques innovantes de TROY FlexPay est sa capacité à prendre en charge vos choix de paiement par chèque. Avec l'application, vous pouvez choisir de créer des chèques numériques ou physiques en fonction des exigences de votre fournisseur. La flexibilité de paiement par chèque qu'offre l'application est une caractéristique unique qui la place au-dessus de la concurrence. Le Groupe TROY soutient également votre choix de paiement par chèque en vous offrant la possibilité d'externaliser la création de chèques sécurisés. Avec plus de 60 ans d'expérience dans l'industrie du paiement par chèque, vous pouvez être assuré que vos chèques seront protégés contre la fraude grâce à des technologies de pointe.
TROY FlexPay s'intègre parfaitement aux solutions QuickBooks Desktop et Online pour sécuriser vos options de paiement. La centralisation, l'automatisation et la synchronisation avec QuickBooks vous permettent d'éliminer environ 60 % du temps consacré à la gestion des processus de comptabilité fournisseurs. Introduisez l'automatisation et la numérisation dans vos processus de comptabilité fournisseurs en vous inscrivant dès aujourd'hui. Pour votre plus grand confort, TROY FlexPay est disponible sur le magasin d'applications QuickBooks .
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