Comment un grand district scolaire a transformé l'impression de chèques avec AssurePay Check

Le défi

Lorsque le logiciel d'impression des chèques de la comptabilité fournisseurs et de la paie du district scolaire est arrivé en fin de vie, le service financier a été confronté à de multiples défis. La dépendance à l'égard d'un dongle USB physique pour l'accès constituait un goulot d'étranglement opérationnel majeur. En outre, l'absence de support continu du logiciel a rendu l'équipe vulnérable aux risques de sécurité et aux défaillances techniques.

L'équipe avait besoin d'une nouvelle solution capable d'éliminer le dongle USB, d'offrir une meilleure accessibilité et de garantir une assistance logicielle à long terme. "Nous travaillions depuis trop longtemps avec une technologie dépassée, ce qui nuisait à l'efficacité de l'ensemble du service", ajoute le responsable des salaires. "Nous avions besoin d'un outil conçu pour répondre aux besoins d'aujourd'hui, et non à ceux du passé.

La solution

Après un processus d'évaluation approfondi, le district scolaire a choisi le logiciel AssurePay Check de TROY pour remplacer sa solution d'impression de chèques obsolète. La décision a été motivée par le besoin d'un système plus moderne, efficace et sécurisé qui éliminerait les goulots d'étranglement opérationnels causés par l'ancien logiciel. AssurePay Check offrait la flexibilité d'un accès à distance sans nécessiter de clé USB physique, ce qui a immédiatement soulagé les défis logistiques auxquels l'équipe était confrontée.

Le département financier avait besoin d'une solution capable de rationaliser son flux de travail, de fournir un traitement sécurisé des chèques pour les comptes fournisseurs et les salaires, et d'offrir le type d'assistance et de mises à jour permanentes nécessaires pour éviter les scénarios de fin de vie. AssurePay Check répondait à toutes ces exigences et bien plus encore.

Accès sans clé USB : L'une des principales raisons de la sélection d'AssurePay Check était sa capacité à éliminer le besoin d'un dongle USB. Cela a offert à l'équipe une plus grande flexibilité, leur permettant d'accéder au système à partir de plusieurs postes de travail et même à distance si nécessaire. 

✅ Assistance à long terme et haute disponibilité : Contrairement au système précédent, AssurePay Check est assorti d'une assistance permanente, de mises à jour régulières et d'une haute disponibilité. L'équipe était ainsi assurée d'utiliser un système sûr et fiable pendant de nombreuses années. 

Facilité de transition : Le processus de mise en œuvre d'AssurePay Check s'est déroulé sans heurts, l'équipe de TROY ayant fourni une assistance dédiée pour aider le district à effectuer une transition en douceur. Le logiciel a été intégré sans interruption majeure, ce qui a permis à l'équipe financière de s'adapter rapidement au nouveau système.

"Nous voulions une solution qui ne se contente pas de résoudre le problème actuel, mais qui nous garantisse également de ne pas être confrontés à une autre crise logicielle à l'avenir. AssurePay Check nous a donné cette confiance". 

Les résultats

La mise en œuvre d'AssurePay Check a considérablement amélioré les opérations financières du district scolaire. La suppression du dongle USB a permis à l'équipe financière de travailler de manière plus souple et plus efficace, en accédant au système depuis n'importe quel endroit, sans les contraintes précédentes. Cette nouvelle flexibilité a permis de rationaliser les flux de travail et de favoriser une meilleure collaboration entre les services.

En outre, les fonctions de sécurité améliorées fournies par AssurePay Check ont donné à l'équipe la confiance dans la protection des données financières sensibles, garantissant que toutes les transactions étaient sécurisées et conformes aux réglementations du secteur.

Grâce à une assistance permanente et à des mises à jour régulières du logiciel, le district ne s'inquiète plus des risques liés à l'utilisation d'une technologie obsolète ou à des temps d'arrêt imprévus. La transition vers AssurePay Check s'est faite en douceur, avec un minimum de perturbations, et le service financier s'est rapidement adapté au nouveau système. En conséquence, le moral de l'équipe s'est amélioré et le département fonctionne désormais avec une efficacité, une sécurité et une confiance accrues dans ses processus financiers.