La nécessité est la mère de l'invention. Auparavant, la gestion des comptes fournisseurs était un cauchemar en raison des difficultés rencontrées pour rassembler les factures et effectuer les paiements aux fournisseurs en toute sécurité. Cette tâche laborieuse s'est avérée si difficile qu'environ 80 % des petites et moyennes entreprises (PME) ont eu du mal à faire face à leurs obligations financières .Malheureusement, les statistiques montrent que la majorité des PME qui ont des difficultés à gérer leurs comptes fournisseurs cessent leurs activités. Pour aider votre PME à naviguer avec succès dans le processus des comptes fournisseurs, ce blog abordera les points suivants :
Comment votre entreprise reçoit-elle ses factures ? Par la boîte aux lettres, par courrier électronique ou en mains propres ? Quel que soit le mode de livraison, c'est à vous qu'il incombe de veiller à ce que les factures ne soient pas oubliées ou égarées. Le dilemme entre le choix du meilleur mode de réception des factures pour votre entreprise et le mode de livraison préféré de vos fournisseurs n'est qu'un des défis auxquels les PME sont confrontées en matière de comptabilité fournisseurs. Les factures reçues doivent être contrôlées et comparées aux devis avant que le paiement ne soit envoyé.
Les paiements posent également des problèmes. Certains fournisseurs peuvent opter pour des options de paiement électronique, d'autres préfèrent les chèques numériques, tandis que d'autres encore préfèrent recevoir des chèques physiques. Vous devez donc vous souvenir de la méthode de paiement préférée de chaque fournisseur et sécuriser le processus de paiement lors de l'établissement de vos factures.
La numérisation du processus de comptabilité fournisseurs est la première étape du remplacement des copies physiques de vos factures par des enregistrements numériques indestructibles. La numérisation simplifie la conservation des documents pour les références futures, fournit une vue centralisée de l'ensemble du processus des comptes fournisseurs de votre organisation et ajoute des couches de sécurité supplémentaires pour protéger l'entreprise. L'application TROY FlexPay est un puissant outil de numérisation des comptes fournisseurs qui vous permet de tirer parti de l'automatisation pour réduire les coûts, travailler efficacement et éliminer la fraude aux chèques.
L'invention de l'ordinateur a permis à l'humanité d'économiser des milliers d'heures de travail et a inauguré l'ère de l'information. Le changement de paradigme que les solutions numérisées apportent au processus de comptabilité fournisseurs peut être comparé à l'impact des ordinateurs. En utilisant l'application TROY FlexPay, vous pouvez éliminer la paperasserie et obtenir des informations sans précédent en temps réel sur les obligations de votre entreprise envers ses fournisseurs. L'information commerciale fournie par TROY FlexPay garantit que les factures peuvent être collectées, vérifiées et payées en un temps record.
Vous pouvez obtenir une vision en temps réel et automatiser le processus des comptes fournisseurs en suivant ces 3 étapes rapides :
Une fois créée, l'étape suivante consiste à relier l'application à votre compte QuickBooks. Pour ce faire, procédez comme suit
Vous pouvez également choisir de gérer vos comptes fournisseurs en saisissant les paiements de vos factures sur l'application TROY FlexPay ou en saisissant les données des fournisseurs si vous n'utilisez pas QuickBooks.
Ces options garantissent la polyvalence et la sécurité requises pour effectuer les paiements des fournisseurs. Les fonctions de sécurité comprennent l'authentification de l'utilisateur à plusieurs facteurs, la personnalisation des chèques et des outils d'autorisation pour réduire le risque de fraude. Une fois le paiement effectué, TROY FlexPay stocke intuitivement l'historique et les données de paiement pour simplifier les paiements futurs.
L'avenir de la gestion des comptes fournisseurs passe par le numérique. TROY FlexPay simplifie ce processus en 3 étapes faciles pour mettre en place un processus de paiement et le maintenir. En utilisant l'application, le processus de mise en place et de paiement peut être réalisé en moins d'une minute, comme le montre cette démonstration . Vous pouvez commencer en vous inscrivant aujourd'hui ou en demandant une démonstration pour voir comment TROY FlexPay transforme numériquement votre processus de comptes fournisseurs en quelques minutes.