3 étapes rapides pour rationaliser votre processus de comptabilité fournisseurs

La nécessité est la mère de l'invention. Auparavant, la gestion des comptes fournisseurs était un cauchemar en raison des difficultés rencontrées pour rassembler les factures et effectuer les paiements aux fournisseurs en toute sécurité. Cette tâche laborieuse s'est avérée si difficile qu'environ 80 % des petites et moyennes entreprises (PME) ont eu du mal à faire face à leurs obligations financières .Malheureusement, les statistiques montrent que la majorité des PME qui ont des difficultés à gérer leurs comptes fournisseurs cessent leurs activités. Pour aider votre PME à naviguer avec succès dans le processus des comptes fournisseurs, ce blog abordera les points suivants :

• Les défis auxquels sont confrontées les PME en matière de comptabilité fournisseurs.
• La solution TROY FlexPay.
• Numériser et rationaliser votre processus de comptabilité fournisseurs avec l'application TROY FlexPay.

Le dilemme de la comptabilité fournisseurs

Comment votre entreprise reçoit-elle ses factures ? Par la boîte aux lettres, par courrier électronique ou en mains propres ? Quel que soit le mode de livraison, c'est à vous qu'il incombe de veiller à ce que les factures ne soient pas oubliées ou égarées. Le dilemme entre le choix du meilleur mode de réception des factures pour votre entreprise et le mode de livraison préféré de vos fournisseurs n'est qu'un des défis auxquels les PME sont confrontées en matière de comptabilité fournisseurs. Les factures reçues doivent être contrôlées et comparées aux devis avant que le paiement ne soit envoyé.

Les paiements posent également des problèmes. Certains fournisseurs peuvent opter pour des options de paiement électronique, d'autres préfèrent les chèques numériques, tandis que d'autres encore préfèrent recevoir des chèques physiques. Vous devez donc vous souvenir de la méthode de paiement préférée de chaque fournisseur et sécuriser le processus de paiement lors de l'établissement de vos factures.

La numérisation du processus de comptabilité fournisseurs est la première étape du remplacement des copies physiques de vos factures par des enregistrements numériques indestructibles. La numérisation simplifie la conservation des documents pour les références futures, fournit une vue centralisée de l'ensemble du processus des comptes fournisseurs de votre organisation et ajoute des couches de sécurité supplémentaires pour protéger l'entreprise. L'application TROY FlexPay est un puissant outil de numérisation des comptes fournisseurs qui vous permet de tirer parti de l'automatisation pour réduire les coûts, travailler efficacement et éliminer la fraude aux chèques.

Démarrer avec TROY FlexPay

L'invention de l'ordinateur a permis à l'humanité d'économiser des milliers d'heures de travail et a inauguré l'ère de l'information. Le changement de paradigme que les solutions numérisées apportent au processus de comptabilité fournisseurs peut être comparé à l'impact des ordinateurs. En utilisant l'application TROY FlexPay, vous pouvez éliminer la paperasserie et obtenir des informations sans précédent en temps réel sur les obligations de votre entreprise envers ses fournisseurs. L'information commerciale fournie par TROY FlexPay garantit que les factures peuvent être collectées, vérifiées et payées en un temps record.

Vous pouvez obtenir une vision en temps réel et automatiser le processus des comptes fournisseurs en suivant ces 3 étapes rapides :

1. Création d'un compte et liaison avec QuickBooks - TROY FlexPay est une solution innovante de gestion des comptes fournisseurs qui s'intègre à QuickBooks Desktop et Online pour le paiement de vos factures. Le processus de création de compte et d'intégration à QuickBooks est transparent. Vous pouvez commencer par créer un compte en utilisant le lien ici. Notez que vous pouvez profiter d'un essai gratuit de 30 jours lors de l'ouverture de votre compte.

Une fois créée, l'étape suivante consiste à relier l'application à votre compte QuickBooks. Pour ce faire, procédez comme suit

• Naviguez jusqu'à la page des paramètres.
• Cliquez sur "apps" et choisissez votre version de QuickBooks (Desktop ou Online).
• Cliquez sur "Lien avec QuickBooks" et indiquez vos données de connexion à QuickBooks.
• Une fois connecté, vous avez accès à vos factures et aux informations relatives à leur paiement.

Vous pouvez également choisir de gérer vos comptes fournisseurs en saisissant les paiements de vos factures sur l'application TROY FlexPay ou en saisissant les données des fournisseurs si vous n'utilisez pas QuickBooks.

2. Effectuer des paiements - L'accès à QuickBooks fournit un aperçu clair de l'ensemble de votre processus de facturation et vous et votre fournisseur pouvez décider d'une option de paiement préférée. TROY FlexPay vous offre plusieurs options pour remplir vos obligations de paiement. Ces options comprennent le paiement par chèques numériques, virements bancaires, paiements ACH, ou l'impression de votre propre chèque.

Ces options garantissent la polyvalence et la sécurité requises pour effectuer les paiements des fournisseurs. Les fonctions de sécurité comprennent l'authentification de l'utilisateur à plusieurs facteurs, la personnalisation des chèques et des outils d'autorisation pour réduire le risque de fraude. Une fois le paiement effectué, TROY FlexPay stocke intuitivement l'historique et les données de paiement pour simplifier les paiements futurs.

3. Gestion des paiements récurrents - Une relation fructueuse avec un fournisseur s'accompagne de livraisons et de paiements récurrents. TROY FlexPay applique l'automatisation pour stocker les données et fournir une visibilité sur les modèles de paiement antérieurs. Ainsi, le paiement est rationalisé car l'application vous aide à vérifier les prix des stocks, à calculer le coût total et vous rappelle les paiements à venir. Les notifications de comptes fournisseurs que vous recevez garantissent que votre organisation ne manquera plus jamais un paiement. Vous pourrez ainsi établir des relations fructueuses avec de nombreux fournisseurs.
   
   

Rationalisez votre processus de comptabilité fournisseurs en quelques minutes

L'avenir de la gestion des comptes fournisseurs passe par le numérique. TROY FlexPay simplifie ce processus en 3 étapes faciles pour mettre en place un processus de paiement et le maintenir. En utilisant l'application, le processus de mise en place et de paiement peut être réalisé en moins d'une minute, comme le montre cette démonstration . Vous pouvez commencer en vous inscrivant aujourd'hui ou en demandant une démonstration pour voir comment TROY FlexPay transforme numériquement votre processus de comptes fournisseurs en quelques minutes.