Un grand syndicat de la construction et de la sous-traitance utilise les solutions AssurePay Check et TROY MICR pour gagner en efficacité et en productivité dans ses processus d'impression de chèques.

Le défi

Le client était confronté à plusieurs obstacles opérationnels dans son processus de comptabilité fournisseurs (AP). L'équipe s'appuyait sur une imprimante de chèques à pinces obsolète qui utilisait des formulaires pré-imprimés, une méthode qui était devenue de moins en moins fiable. Le logiciel d'impression de chèques utilisé était non seulement ancien et non pris en charge, mais aussi trop complexe, ce qui entraînait des interruptions fréquentes.

Sans la possibilité de recevoir des mises à jour ou un support technique adéquat, le département AP a eu du mal à faire fonctionner le système. Les pannes constantes de l'imprimante MICR à alimentation par pin ont encore compliqué les choses, entraînant des goulets d'étranglement dans le flux de travail et des inefficacités.

Ces défis ont clairement montré qu'une mise à niveau n'était pas seulement bénéfique, mais nécessaire pour que le département fonctionne efficacement.

La solution

L'analyste programmeur du client a mené la recherche d'une solution plus fiable et plus efficace.

Dans un premier temps, il a envisagé plusieurs options, notamment la mise à niveau de l'imprimante à pinces existante et l'utilisation d'autres logiciels commerciaux d'impression de chèques. Cependant, bon nombre de ces solutions nécessitaient l'utilisation continue de formulaires pré-imprimés, ne disposaient pas de capacités d'impression MICR robustes ou n'offraient pas la flexibilité basée sur l'informatique dématérialisée qu'ils recherchaient. L'objectif était de trouver une solution capable de gérer les besoins logiciels et matériels de manière transparente.

Après avoir évalué les options en ligne, il a trouvé qu'AssurePay Check de TROY se distinguait par son interface conviviale, ses capacités cloud et ses solides fonctions de sécurité, qui facilitent la gestion et l'impression des chèques depuis n'importe quel endroit

AssurePay associé à une imprimante TROY MICR Secure offre une solution à tous les problèmes rencontrés par le client.

Temps d'arrêt du logiciel : AssurePay Check offre à ses clients un temps de disponibilité de 99,7 % grâce aux serveurs en grappe Microsoft Azure et aux services de haute disponibilité, ce qui garantit que le logiciel sera disponible pour l'impression des chèques.

✅ Facilité d'utilisation : L'interface utilisateur d'AssurePay Check permet aux responsables de la comptabilité fournisseurs et aux administrateurs d'accéder aux principales fonctionnalités du logiciel en fonction du rôle de leurs utilisateurs. L'ajout d'utilisateurs supplémentaires au système cloud se fait en quelques minutes.

Amélioration de l'efficacité : L'élimination du matériel obsolète et l'exploitation du stock de chèques en blanc permettent aux comptes fournisseurs d'atteindre une efficacité opérationnelle.

"La courbe d'apprentissage sur AssurePay Check et la capacité de gérer utilisateurs d'un point de vuedministrative était pratiquement nul. pratiquement nulle parce que le logiciel est tellement simple et intuitif. Si je devais créer un logiciel d'impression de chèques basé sur le cloud, voici exactement comment il fonctionnerait"

Les résultats

Depuis l'implémentation de TROY AssurePay Check et des imprimantes TROY MICR, l'équipe des comptes fournisseurs de notre client a constaté une amélioration significative de l'efficacité et du flux de travail global. La transition vers AssurePay Check a considérablement réduit le temps passé sur les processus manuels et a éliminé une grande partie de la charge cognitive inutile associée à leur système précédent.

L'un des changements les plus importants a été la possibilité de réimprimer facilement des chèques individuels à partir d'un fichier de lots de chèques existant sans aucune difficulté. Ce qui nécessitait auparavant des allers-retours avec les membres de l'équipe et des saisies manuelles fastidieuses peut désormais être réalisé sans aucun effort. Cette nouvelle simplicité a permis à l'équipe AP de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée et de réduire le stress opérationnel.

En conséquence, l'équipe est maintenant en mesure de générer des chèques plus rapidement, avec moins d'erreurs et d'interruptions, contribuant ainsi à un processus d'impression de chèques plus fluide et plus fiable.