Un grand promoteur immobilier intègre AssurePay Check, les imprimantes TROY MICR et le stock de vierges pour rationaliser le processus d'impression des chèques.

Le défi

Une société immobilière de grande envergure a été confrontée à un problème important lorsque son logiciel de rédaction de chèques n'a plus été pris en charge. Cette situation a constitué un défi majeur lors de la transition vers un nouveau système ERP QuickBooks Online, qui nécessitait un logiciel basé sur le cloud capable de gérer plusieurs comptes bancaires et signataires autorisés dans l'ensemble de leur portefeuille de gestion immobilière. L'absence d'une solution intégrée et évolutive risquait de compliquer les opérations de comptabilité fournisseurs et l'émission manuelle de chèques.

La solution

The customer chose TROY AssurePay Check software to streamline their AP process. This solution was configured to support five user logins, manage over 20 bank accounts, and provide the flexibility to issue manual checks. TROY's AssurePay Check software seamlessly integrated with QuickBooks Online, ensuring secure and efficient check printing.

To complete the solution, the customer  also purchased the TROY 4001 MICR printer, along with TROY's secure check stock, creating a comprehensive and reliable check processing system.

Évolutivité en vue d'une croissance future : La solution basée sur le cloud a permis une expansion facile, garantissant que l'entreprise pourrait rapidement ajouter d'autres comptes bancaires ou utilisateurs au fur et à mesure que ses opérations et son portefeuille de propriétés s'accroissaient.

Gestion centralisée des données : Toutes les données relatives aux chèques sont stockées en toute sécurité dans le cloud, ce qui permet à l'entreprise d'avoir un accès centralisé à l'historique des paiements et facilite l'établissement de rapports plus rapides et plus efficaces.

✅Cross-Location Payment Management : L'architecture basée sur le cloud de la solution a facilité la gestion des paiements sur plusieurs sites, garantissant la cohérence et la sécurité du traitement des chèques pour chaque propriété ou bureau.

La combinaison de l'imprimante TROY 4001 MICR et du stock de chèques sécurisés nous a donné l'assurance que l'impression de nos chèques n'est pas seulement efficace mais aussi sécurisée. La possibilité de gérer facilement les utilisateurs et les comptes grâce au système basé sur le cloud a changé la donne pour notre équipe".

Les résultats

Dans l'ensemble, la solution TROY a permis d'améliorer l'efficacité et la précision du service de comptabilité fournisseurs, de réduire la charge des processus manuels et d'assurer la tranquillité d'esprit de l'entreprise grâce à un processus d'impression de chèques sécurisé et conforme. 

La transition vers le logiciel TROY AssurePay Check a apporté des améliorations opérationnelles significatives. En automatisant le processus d'émission des chèques et en gérant en toute sécurité plusieurs comptes bancaires, l'entreprise a éliminé les erreurs manuelles, réduit le temps de traitement et renforcé la sécurité. L'intégration du logiciel avec QuickBooks Online a fourni une expérience utilisateur transparente, permettant une configuration facile des signatures de compte et éliminant le risque de transactions non autorisées.

L'ajout de l'imprimante TROY 4001 MICR a assuré une impression de chèques sécurisée et de haute qualité, avec le stock de chèques TROY fournissant une couche supplémentaire de prévention de la fraude. La possibilité de générer des chèques manuels a donné à l'équipe financière une certaine flexibilité en cas de besoin, tandis que l'évolutivité de la solution basée sur le cloud a permis à l'entreprise d'intégrer facilement des utilisateurs ou des comptes bancaires supplémentaires. Cette configuration modernisée a également permis à l'entreprise de s'adapter rapidement aux besoins opérationnels futurs, la positionnant ainsi pour une croissance continue.