Modernisation des opérations financières avec AssurePay Check au Texas A&M University System

Le défi

La gestion des opérations financières des 22 membres du système de Texas A&M n'était pas une mince affaire. Avec son ancien système, Secure 32, l'université était confrontée à de nombreuses inefficacités au quotidien. Clint Merritt, directeur exécutif des opérations de gestion financière, a fait remarquer :

"Il était obsolète, non basé sur le cloud, et nous obligeait à tout stocker et à tout maintenir localement. Si quelque chose tombait en panne, la résolution du problème sans l'aide d'une ressource technique devenait un sérieux obstacle." 

Chaque membre du système maintenait sa propre instance séparée, ce qui créait une fragmentation entre les départements. Melissa Ray , directrice adjointe de l'assistance informatique, a ajouté :

 "Nous ne pouvions pas aider les membres du système lorsque leurs processus de vérification échouaient. Nous n'avions aucune visibilité ni aucune possibilité d'importer des fichiers à l'échelle du système, ce qui ralentissait considérablement les opérations."

Les opérations quotidiennes étaient particulièrement lourdes. Parmi les inefficacités les plus courantes, citons les approbations manuelles des chèques et la dépendance à l'égard des clés électroniques de sécurité physique pour les tâches d'impression. Ces problèmes étaient exacerbés par l'absence de contrôle centralisé, ce qui rendait plus difficile la correction des erreurs et l'alignement sur les normes. 

La solution

Après avoir reçu une recommandation de Wells Fargo et de Citibank, Texas A&M s'est associé à TROY pour mettre en œuvre AssurePay Check, un cadre centralisé basé sur le cloud qui a unifié toutes les opérations financières.

La mise en œuvre d'AssurePay Check s'est déroulée sans heurts, grâce au soutien de l'équipe de TROY. Melissa Ray a souligné son importance en déclarant :

 "Les connaissances et la réactivité de l'équipe d'assistance ont été des caractéristiques remarquables. Bien que nous ayons passé plus de temps à normaliser les conventions de dénomination et les profils, cela en valait la peine pour obtenir une cohérence entre les membres du système." 

En adoptant des flux de travail et des modèles normalisés, Texas A&M a éliminé la fragmentation, facilitant ainsi la gestion des processus entre les départements.

Des fonctions telles que l'approbation manuelle des chèques et la réimpression sont devenues transparentes, ce qui a amélioré la convivialité et la réussite de l'intégration pour tous les utilisateurs. 

"Le fait que tout le monde ait accès à une seule instance facilite grandement la vie. La formation, la mise en œuvre et la maintenance sont désormais simples." - Melissa Ray, directrice adjointe de l'assistance informatique

Les résultats

La mise en œuvre d'AssurePay Check a entraîné des améliorations immédiates et profondes des opérations financières de Texas A&M :

Processus rationalisés: Le temps de traitement des chèques pour huit membres du système central est passé de 4 heures à moins de 2 heures par jour, ce qui représente un gain de temps considérable.

Contrôle centralisé: La plateforme unifiée a permis aux équipes de Clint et Melissa de superviser et de gérer l'ensemble des 22 opérations des membres du système à partir d'une seule instance, offrant ainsi une meilleure collaboration et un meilleur soutien.

Réduction des erreurs: L'automatisation et la normalisation des modèles ont permis de réduire les erreurs et d'accroître la responsabilité, ce qui s'est avéré particulièrement utile pour résoudre rapidement les problèmes en cas de perturbations. 

Facilité d'utilisation: la simplicité du système et la rapidité d'exécution des utilisateurs dans l'ensemble des membres du système. Les petits campus ont constaté des améliorations significatives, tandis que les services partagés des grandes entités sont devenus beaucoup plus efficaces.

Éviter les coûts: En conservant tous les processus en interne, Texas A&M a évité les coûts plus élevés associés à l'externalisation de l'impression des chèques.

Le passage du Texas A&M University System à AssurePay Check démontre la valeur d'une technologie d'avant-garde dans la modernisation des opérations financières. En améliorant l'efficacité, en réduisant les erreurs et en centralisant le contrôle, l'université a réussi à optimiser les flux de paiement pour l'un des systèmes éducatifs les plus complexes et les plus vastes du pays. Clint Merritt et Melissa Ray soulignent tous deux que la fiabilité et la facilité d'utilisation d'AssurePay Check ont été des facteurs clés de son succès, établissant une nouvelle norme d'excellence opérationnelle dans l'enseignement supérieur.

C'est Melissa qui l'a le mieux résumé en déclarant : "Ce système nous a tout facilité, de la mise en œuvre à la maintenance continue. C'est une solution conçue pour permettre aux équipes de travailler de manière transparente entre les différents services.