Uh-oh. It seems like the days of working remotely, whether full time or on a hybrid schedule, are coming to an end.
Au début de l'automne, deux grandes entreprises, Amazon et Dell, ont toutes deux annoncé que leurs employés devaient travailler au bureau à temps plein.
Les employés sont-ils prêts à repartir ?
Ce changement marque une transition importante vers un retour aux habitudes de travail antérieures à la pandémie et soulève la question de savoir si d'autres entreprises pourraient suivre cet exemple. Pour les employés, se préparer à ce changement ne consiste pas seulement à adapter leur emploi du temps, mais aussi à s'équiper des fournitures de bureau adéquates pour assurer une transition en douceur.
La décision d'Amazon et de Dell de ramener les employés au bureau à temps plein devrait influencer d'autres entreprises qui envisagent de prendre des mesures similaires. Ces leaders du secteur invoquent plusieurs raisons pour justifier ce changement, notamment l'amélioration de la collaboration et de la dynamique d'équipe, ainsi que les échanges créatifs spontanés qui se produisent plus naturellement en personne. Comme ces géants établissent la norme, les entreprises plus petites pourraient également reconsidérer leurs politiques de travail à distance afin de favoriser un environnement de travail plus cohésif et plus dynamique.
Mais avec des employés qui travaillent à domicile depuis si longtemps, la vraie question est la suivante : les bureaux sont-ils prêts à accueillir les employés qui reviennent ?
Cette question peut sembler étrange, mais elle est réelle. Ces bureaux précédemment abandonnés sont-ils équipés de tout le matériel dont les employés ont besoin pour que tout se passe bien une fois qu'ils sont de retour ? Il est possible que ce ne soit pas le cas.
De quoi les bureaux ont-ils besoin ?
Si vous travaillez dans la comptabilité fournisseurs, la paie, les ressources humaines, le secteur bancaire ou tout autre service qui vous oblige, vous et votre équipe, à imprimer des chèques ou à envoyer des factures et des documents physiquement ou numériquement, vous devez vous assurer que votre équipement de bureau est à jour, conforme aux normes bancaires et aussi sécurisé que possible.
Si vous imprimez des chèques depuis votre bureau, vous devez vous assurer que le logiciel que vous et votre équipe utilisez est à jour pour votre retour. La plupart des applications sur site peuvent être obsolètes si elles n'ont pas été entretenues depuis l'exode massif des bureaux. Votre solution d'impression de chèques doit être basée sur le cloud et s'intégrer facilement à votre système ERP actuel. Les systèmes basés sur le cloud comme TROY AssurePay Check sont extensibles à tous les bureaux et se mettent automatiquement à jour avec les derniers serveurs et technologies, de sorte que vous n'avez pas à vous soucier de la maintenance sur site.
Avec AssurePay Check, vous pouvez facilement télécharger des fichiers batch complets, ajouter des signatures numériques et des logos d'entreprise à vos chèques, les prévisualiser et les envoyer à la banque pour les tester, le tout en une seule fois. Regardez une démonstration complète du logiciel ici.
Le meilleur type de chèques et le plus sûr pour les entreprises et les banques de toutes tailles est le chèque vierge, qui se présente comme il se présente - complètement vierge, sans aucune information pré-imprimée sur les numéros de compte ou d'acheminement. Le stock de chèques vierges est une solution plus dynamique, plus rentable et plus résistante à la fraude que le stock de chèques pré-imprimés. Le stock de chèques pré-imprimés contient vos informations bancaires déjà imprimées sur le papier, ce qui pose des problèmes de fraude interne et externe sur les chèques. Vous pouvez en savoir plus sur les chèques vierges et les chèques pré-imprimés dans notre article de blog "Know The Difference" ici.
Si vous êtes un professionnel de la comptabilité ou de la banque, le codage magnétique vous est probablement très familier. Mais si vous avez besoin d'une remise à niveau, Le MICR (Magnetic Ink Character Recognition) est un type de toner magnétique qui permet de lire et de traiter les chèques à la machine plutôt que manuellement.
Le codage magnétique est une exigence de l'American Banking Association, et ce depuis un certain temps. Bien que le monde ait changé et que la plupart des entreprises disposent d'options d'impression à distance, vous vous demandez peut-êtresi le codage magnétique est toujours une exigence en 2024 et s'il le sera encore en 2025. La réponse est oui, le MICR est toujours une exigence, il est donc essentiel d'implémenter le MICR dans votre suite d'impression de chèques à domicile.
Cependant, la sécurité est également essentielle pour l'impression des chèques, et le toner et l'encre MICR standard ne résistent pas aux attaques frauduleuses courantes telles que le lavage de chèques - un problème qui ne fait que s'aggraver.Le lavage de chèques est un processus au cours duquel les criminels effacent des informations telles que le montant, le nom du bénéficiaire, les numéros de banque et d'acheminement, etc. C'est pourquoi il est important d'imprimer avec le toner C'est pourquoi il est important d'imprimer avec le Toner MICR Secure, C'est pourquoi il est important d'imprimer avec le toner MICR Secure, le toner MICR breveté de TROY qui libère un colorant rouge chaque fois que l'on tente de laver un chèque, ce qui ruine le chèque et alerte les banques de la fraude. Si un chèque n'est pas imprimé avec le toner MICR Secure de TROY, il n'a pas la protection nécessaire pour empêcher le lavage de chèque.
Votre bureau est probablement équipé d'imprimantes, mais depuis combien de temps les utilisez-vous ? Les anciennes imprimantes, qui ne sont pas équipées des derniers micrologiciels et matériels, sont non seulement difficiles à utiliser , mais peuvent également être à l'origine de failles de sécurité. Les imprimantes obsolètes peuvent constituer des portes d'entrée dans le réseau de votre entreprise, car elles sont faciles à pirater. Ceci est particulièrement important pour l'impression de chèques, où les numéros de compte et les signatures des clients sont imprimés de manière cohérente. Si vos imprimantes de bureau entrent dans cette catégorie, Les imprimantes TROY HP MICR sont l'option parfaite pour une mise à niveau.
TROY prend une imprimante HP standard et l'améliore avec des fonctions de sécurité spécialement conçues pour l'impression de chèques. Déjà dotées de la signature HP Wolf Security, les imprimantes TROY MICR peuvent imprimer les lignes MICR (numéros de comptabilité et de routage) et les polices dans leur position exacte. Elles sont également dotées d'une technologie de détection de toner et de verrous de plateau pour une sécurité renforcée.
Passons maintenant à l'envoi. Une fois vos chèques imprimés, ils devront être mis sous pli et scellés dans vos enveloppes, puis envoyés aux destinataires appropriés. Avec l'augmentation constante des tarifs d'affranchissement et la mise en conformité de toutes les machines à affranchir avec l'IMI d'ici à la fin de 2024, il se peut que vous ne puissiez même pas remplir votre machine à affranchir avec des fonds. Il est important de rester à jour, et la meilleure façon de le faire est de passer à une machine à affranchir Pitney Bowes SendPro conforme à l'IMI , un appareil élégant et peu encombrant basé sur l'informatique en nuage qui se met automatiquement à jour en fonction des derniers coûts d'affranchissement, de sorte que vous payez toujours le montant exact. Sans oublier qu'il vous évite de courir au bureau de poste.
Le retour au bureau peut sembler accablant, mais avec les solutions de bout en bout TROY, la transition est facile et sécurisée, sans se ruiner ni avoir besoin de faire des mises à jour pendant des années. Entre le logiciel d'impression de chèques sécurisé, le stock de chèques vierges, le toner MICR sécurisé, les imprimantes MICR de bureau et l'équipement d'expédition à jour, votre bureau fonctionnera comme une machine bien huilée.
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