Conformité IMI de l'USPS : Comprendre le commutateur

Rester en conformité avec les normes de l'USPS est crucial pour les entreprises qui dépendent d'une livraison du courrier précise et en temps voulu.

Avec des exigences et des normes en constante évolution auxquelles il faut se conformer, il peut être difficile de garder une longueur d'avance sur ce qui est à venir. L'un des principaux changements dans les normes d'envoi de l'USPS en 2024 est l'adoption de la conformité à l'Intelligent Mail Indicia (IMI). Cette nouvelle technologie vise à simplifier le processus d'envoi et à garantir que les machines à affranchir répondent aux exigences de l'USPS. Dans cet article de blog, nous détaillons ce que vous devez savoir sur la conformité IMI de l'USPS.

Qu'est-ce que la conformité IMI d'USPS ?

IMI signifie Intelligent Mail Indicia(Intelligent Mail Indicia), une nouvelle norme de performance mise en œuvre par l'USPS. La technologie avancée de l'IMI permet à l'USPS de mieux comprendre le courrier et l'affranchissement, dépassant ainsi la norme IBI actuelle. L'IMI fournira à l'USPS des données plus détaillées sur les transactions en direct, automatisera ses opérations, renforcera la sécurité et garantira l'exactitude de l'affranchissement du courrier.

La norme actuelle IBI (Information Based Indicia) est en cours de remplacement par l'IMI depuis 2013, mais la transition complète de l'IBI à l'IMI s'achèvera cette année. Toutes les machines à affranchir conformes aux normes IBI seront décertifiées d'ici le 30 juin 2024 et devront être retirées d'ici le 31 décembre 2024.

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Pourquoi remplacer l'IBI ?

La technologie IBI utilise des codes-barres 2D pour encoder différents types d'informations. Il s'agit notamment de l'affranchissement, des codes postaux, des détails du courrier, du poids, des numéros de suivi et d'une signature.

Cette technologie nécessite une connexion périodique aux serveurs par l'intermédiaire de lignes terrestres, avec une actualisation des données tous les 90 jours. Malgré ses capacités, la technologie IBI est sujette à des problèmes potentiels tels que des taux d'affranchissement et des classes de courrier incorrects. En outre, ses mesures de sécurité ne répondent pas aux normes actuelles, ce qui montre la nécessité d'apporter des améliorations pour répondre aux préoccupations modernes en matière de sécurité. 

L'IMI reprend toutes les informations de l'IBI, mais y ajoute des données supplémentaires afin d'améliorer la gestion du courrier par l'USPS. En outre, il automatise les processus, renforce la sécurité et réduit les coûts. Le système établit une connexion plus fréquente, avec une mise à jour toutes les 72 heures par le biais d'un système LAN dédié, ce qui garantit une précision en temps réel.

L'IMI dispose d'une sécurité solide, conforme à la norme FIPS 140-2, qui le protège contre les menaces potentielles. En outre, le système de suivi amélioré de l'IMI contribue à un processus de contrôle du courrier plus complet et plus rationnel. L'IMI dispose d'une option de saisie manuelle de l'affranchissement et maintient les tarifs postaux à jour grâce à des téléchargements automatiques, ce qui témoigne de sa technologie avancée.

Pitney Bowes, l'une des principales sociétés d'affranchissement depuis un siècle, veille à ce que ses machines à affranchir soient conformes aux règles de l'IMI. Mais au-delà de la simple satisfaction d'une exigence de l'USPS, qu'accomplit réellement l'IMI ?

Quels seront les résultats de la mise en conformité de l'IMI ?

La conformité à l'IMI de l'USPS améliore votre processus d'envoi grâce à des méthodes nouvelles et intelligentes, et ne se contente pas de répondre à une exigence .

• Efficacité accrue des envois : Les données de l'IMI vérifient que l'affranchissement payé correspond à la classe et aux services choisis, ce qui garantit l'efficacité du courrier et l'assurance des recettes. L'USPS peut ainsi améliorer l'efficacité et la fluidité du traitement du courrier et de la prestation de services.

• Réduction des coûts : Une machine à affranchir conforme à l'IMI calcule toujours l'affranchissement correct, ce qui élimine les approximations qui entraînent des dépenses excessives. L'IMI permet également de réaliser des économies en automatisant des tâches telles que le comptage du courrier et la collecte des données relatives aux transactions. Avec plusieurs augmentations des tarifs d'affranchissement en 2024, il est impératif d'avoir une machine à affranchir dotée de cette fonctionnalité.

• Sécurité accrue des données : L'IMI intègre des mesures de sécurité renforcées qui cryptent les données sensibles, réduisant ainsi considérablement le risque de fraude. Il offre également une résistance physique aux manipulations et une authentification basée sur l'identité.

• Mises à jour automatiques : Grâce à l'IMI, votre machine à affranchir pourra communiquer plus fréquemment avec votre fournisseur, de sorte que les modifications apportées aux tarifs d'affranchissement et aux spécifications seront automatiquement mises à jour sur votre machine à affranchir.

Comment assurer la conformité de l'IMI en 2024

Si votre machine à affranchir actuelle n'est pas à jour, le moyen le plus simple de garantir la conformité à l'IMI est de vous procurer un appareil mis à jour dès que possible. La date limite pour changer de système étant proche, il est important de ne pas attendre la dernière minute. Vous avez besoin d'une solution qui fonctionne dès maintenant.

Les machines à affranchir SendProMD de Pitney Bowes sont déjà conformes aux normes de l'IMI. La série SendProMD simplifie le processus de calcul et d'application de l'affranchissement en éliminant la nécessité de peser, de calculer et d'apposer l'affranchissement manuellement. Cette automatisation réduit les erreurs et permet aux entreprises de se concentrer sur leurs tâches principales. Les machines à affranchir Pitney Bowes sont très efficaces et permettent de gagner du temps dans les milieux d'affaires où les activités se déroulent à un rythme rapide.  

Commencer à préparer le passage à l'IMI

L'intégration de la conformité Intelligent Mail Indicia dans vos opérations de courrier est une démarche stratégique pour les entreprises qui cherchent à optimiser leurs processus postaux. Les avantages d'une meilleure visibilité, d'une réduction des coûts et d'une rationalisation des opérations font de la conformité IMI un atout précieux dans l'environnement commercial actuel qui évolue rapidement.

Assurez-vous que votre entreprise reste en tête en adoptant la conformité IMI de l'USPS et en récoltant les fruits d'un système de livraison de courrier plus efficace et plus fiable comme celui de Pitney Bowes. 

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Ne manquez pas le webinaire de Pitney Bowes sur la conformité à l'IMI le 30/01/2014 à 14h.