Voici Mark, un responsable du service des comptes fournisseurs qui doit gérer les responsabilités financières d'une entreprise en pleine croissance. L'expansion de l'entreprise s'accompagne d'un accroissement du volume de chèques sortants que Mark et son équipe doivent envoyer régulièrement.
L'équipe de Mark avait l'habitude de gérer facilement le processus d'envoi : le pliage, la mise sous pli et l'envoi ne lui prenaient généralement qu'une heure. Mais comme son entreprise accueille de nouveaux clients et fournisseurs, cette tâche autrefois facile s'est transformée en une perte de temps de 2 à 3 heures par jour.
Défis liés au courrier de la comptabilité fournisseurs
L'équipe AP de Mark est un groupe dévoué qui gère le cœur financier de l'entreprise. Cependant, elle s'est trouvée confrontée à un défi de taille. La quantité croissante de courrier sortant signifiait que cette tâche de routine, autrefois simple, était devenue un marathon à forte intensité de main-d'œuvre.Le traitement manuel du courrier prend environ 12 secondes pour le plier, l'insérer et le sceller, soit 300 enveloppes par heure. Cela peut vraiment s'accumuler si les volumes de courrier sont importants.
Comme l'équipe passait des heures à plier et à insérer manuellement des chèques dans des enveloppes, elle a trouvé le moyen de rendre cette tâche amusante. Ils ont décidé de faire de chaque session de mise sous pli et d'envoi une soirée pizza. Bien que cela ait rendu la tâche plus supportable, la fête a apporté plus de distractions et de conversations parallèles, ce qui a entraîné une augmentation des erreurs d'envoi.
L'entreprise de Mark se voyait infliger des amendes parce que certains chèques étaient envoyés aux mauvais clients, ce qui constituait une violation de la vie privée des clients. Mark en subissait les conséquences de la part de ses supérieurs.
Non seulement les erreurs augmentaient, mais les 2 à 3 heures consacrées à l'insertion se transformaient en événements de 3 à 4 heures, et les responsabilités principales et les initiatives stratégiques de l'équipe commençaient à être reléguées au second plan.
Mark souhaite que son équipe reste productive, mais l'envoi de chèques est un élément important de leur service - comment faire autrement ?
Présentation des machines d'insertion automatique de dépliants
Conscient que le statu quo était trop difficile à gérer, Mark a décidé de trouver une meilleure solution. Au lieu d'embaucher du personnel supplémentaire, il a fait des recherches. Mark a tapé sur Google "insertion automatique de dossiers" et ce qu'il a trouvé lui a semblé être un cadeau du ciel.
La plieuse-inséreuse Relay de Pitney Bowes est apparue comme une lueur d'espoir pour Mark et son équipe. Cette technologie de pointe promettait d'automatiser le processus laborieux de pliage et d'insertion des documents dans les enveloppes, ce qui pourrait simplifier leur flux de travail.
Qu'est-ce qu'une machine d'insertion de plis Pitney Bowes ?
Pitney Bowes est un fournisseur de premier plan dans le secteur du courrier et de l'affranchissement, innovant des solutions depuis plus de 100 ans. Ses solutions comprennent non seulement des machines de pliage et de mise sous pli, mais aussi des machines à affranchir, des ouvre-lettres automatiques, des logiciels d'adressage et bien plus encore. En tant que partenaire commercial officiel de Pitney Bowes, TROY est ravi de proposer ces produits uniques avec son catalogue de solutions de sécurité anti-fraude .
La machine d'insertion de plis Relay de Pitney Bowes plie, insère et scelle les enveloppes pour vous, ce qui vous évite de perdre un temps précieux à le faire vous-même. L'inséreuse de plis Relay vous permet d'économiser un temps précieux et de l'argent tout en ayant la certitude que vos communications sont assemblées avec précision et postées à temps.
La machine de mise sous pli Relay de Pitney Bowes est équipée d'un logiciel qui allie efficacité et intégrité. Le logiciel Relay Integrity permet aux utilisateurs de voir dans le processus de pliage et d'insertion, en leur permettant d'ajouter des codes à barres 2D que la machine d'insertion Relay lit ensuite pour assembler le courrier à pages variables dans les enveloppes appropriées, ce qui garantit que les renseignements privés des clients sont toujours protégés.
Après que son entreprise a acheté le Relay Inserter pour que son équipe l'utilise, Mark a remarqué que son équipe s'améliorait sur 5 niveaux fondamentaux.
5 avantages de l'utilisation d'une machine d'insertion de plis
1. Gain de temps
Le temps consacré au pliage et à l'insertion manuels a été réduit grâce à l'inséreuse de chemises Relay au bureau. Ce qui était auparavant une corvée de 3 à 4 heures par jour a été réduit à une fraction du temps, libérant Mark et son équipe pour qu'ils puissent se recentrer sur des activités stratégiques essentielles.
2. Amélioration de la productivité
La plieuse-inséreuse Relay a donné un nouveau souffle à la productivité de l'équipe AP. La tâche autrefois fastidieuse et répétitive du pliage et de l'insertion est devenue un processus rationalisé et automatisé, permettant à l'équipe de Mark de revenir aux tâches les plus importantes.
3. Exactitude et précision
La précision de la machine d'insertion de plis Relay a éliminé le risque d'erreurs dans le processus de pliage et d'insertion. Mark peut désormais être certain que les communications sortantes de son équipe respectent les normes élevées nécessaires à la documentation financière.
4. L'évolutivité
Au fur et à mesure de la croissance de l'entreprise, la machine d'insertion de plis Relay s'est adaptée en toute transparence à l'augmentation des volumes de courrier. Sa conception évolutive a permis à l'équipe de Sally de faire face à l'augmentation de la charge de travail sans sacrifier l'efficacité.
5. Économies de coûts
Au-delà des gains de temps immédiats, l'inséreuse de plis Relay a permis des réductions de coûts significatives. L'investissement s'est avéré être non seulement une mise à niveau technologique, mais aussi un mouvement stratégique vers une efficacité financière à long terme.
Simplifiez vos processus avec Pitney Bowes et TROY
Le parcours de Mark avec les inséreuses à relais de Pitney Bowes témoigne du pouvoir de transformation de l'automatisation dans le domaine des comptes créditeurs. En allégeant le fardeau du pliage et de l'insertion manuels, l'inséreuse à relais de Pitney Bowes a permis à l'équipe de Mark de récupérer son temps, de se recentrer sur les tâches stratégiques et de faire face à la croissance de l'entreprise avec une efficacité accrue. Pour les gestionnaires de comptes fournisseurs comme Mark, l'inséreuse de chemises à relais de Pitney Bowes n'est pas seulement une machine ; c'est un catalyseur de réussite dans le monde dynamique de la gestion financière. Associée aux solutions TROY d'impression sécurisée de chèques et de documents, votre entreprise fonctionnera comme une machine bien huilée.
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