5 Avantages d'une machine d'insertion de plis

Commençons ce blog par l'histoire simple de Mark, un responsable du service des comptes fournisseurs chargé des responsabilités financières d'une entreprise en pleine croissance. Au fur et à mesure que l'entreprise se développe, le volume de chèques sortants et de communications que Mark et son équipe doivent envoyer régulièrement augmente.  

L'équipe de Mark avait l'habitude de gérer facilement le processus d'envoi : le pliage, la mise sous pli et l'envoi ne lui prenaient généralement qu'une heure. Mais comme son entreprise accueille de nouveaux clients et fournisseurs, cette tâche autrefois facile s'est transformée en une perte de temps de 2 à 3 heures par jour, voire plus. 

Les défis posés par les envois postaux ne cessent de croître

La quantité croissante de courrier sortant, comme les chèques et les factures, a commencé à représenter un défi pour l'équipe AP de Mark. Même si la mise sous pli est simple, la répétition et l'ennui peuvent toujours transformer des tâches routinières en marathons laborieux. Pe traitement manuel du courrier prend environ 12 secondes pour plier, insérer et sceller, soit 300 enveloppes par heure. Cela peut vraiment s'accumuler si les volumes de courrier sont importants.

Alors que l'équipe passait des heures à plier et à insérer manuellement des chèques dans des enveloppes, elle a trouvé des moyens de rendre cette tâche plus amusante.

Chaque séance de mise sous pli et de pliage se transformait en une soirée pizza. Oui, cela rendait cette tâche ennuyeuse plus supportable, mais cela apportait plus de distractions et de conversations parallèles, ce qui augmentait le nombre d'erreurs d'envoi.

Et que se passe-t-il lorsque des erreurs se produisent ? Les amendes augmentent. Certains chèques étaient envoyés aux mauvais clients, ce qui constituait une violation de la vie privée des clients et coûtait de l'argent à l'entreprise. Mark en subissait les conséquences de la part de ses supérieurs.  

Non seulement les erreurs augmentaient, mais les 2 à 3 heures consacrées à l'insertion se transformaient en 3 à 4 heures, et les responsabilités principales de l'équipe commençaient à être reléguées au second plan. 

Mark souhaite que son équipe reste productive, mais l'envoi de chèques est un élément important de leur service. Comment pourraient-ils s'y prendre autrement ?  

Présentation des machines d'insertion automatique de dépliants

Mark a décidé de trouver une meilleure solution. Au lieu d'engager du personnel supplémentaire, il a fait des recherches. Mark a cherché et trouvé une machine d'insertion de plis fabriquée par Pitney Bowes. Ces machines automatisées étaient tout ce que Mark recherchait : une machine qui pouvait simplement automatiser le processus de pliage et d'insertion des documents dans les enveloppes, simplifiant ainsi le flux de travail de son équipe et la remettant sur la bonne voie.

Qu'est-ce qu'une machine d'insertion de plis Pitney Bowes ? 

Pitney Bowes est un fournisseur de premier plan dans l'industrie du courrier et de l'affranchissement, innovant des solutions de courrier depuis plus de 100 ans avec des équipements tels que des machines d'insertion de plis, des machines à affranchir, des ouvre-lettres automatiques, des logiciels d'expédition et bien plus encore. En tant que partenaire commercial officiel de Pitney Bowes, TROY propose tout type d'équipement d'affranchissement nécessaire pour créer une solution complète de bout en bout, de l'impression des chèques à leur envoi.

La machine d'insertion de plis RelayMD de Pitney Bowes plie, insère et scelle les enveloppes pour vous, éliminant ainsi tout le travail manuel du processus. Selon le modèle, une machine d'insertion de plis Relay peut traiter jusqu'à 5 400 pièces de courrier à l'heure, ce qui vous permet d'économiser du temps et de l'argent tout en ayant la certitude que vos communications sont assemblées avec précision et postées à temps. 

Non seulement la machine de mise sous pli Relay® automatise le pliage et la mise sous pli des chèques et autres communications, mais elle est également équipée du logiciel Relay Integrity qui, à l'adresse , permet aux utilisateurs d'avoir une visibilité sur le processus de pliage et de mise sous pli afin que les erreurs ne passent pas inaperçues. Avec ce logiciel, vous pouvez ajouter des codes-barres 2D que la machine de mise sous pli Relay lit ensuite pour assembler le courrier à pages variables dans les enveloppes appropriées, ce qui garantit que les informations relatives aux clients privés sont toujours sécurisées et qu'elles sont envoyées au bon destinataire. 

Après avoir réussi à convaincre son entreprise d'acheter l'inséreur de relais pour que son équipe l'utilise, Mark a constaté que son équipe s'améliorait sur cinq niveaux fondamentaux.  

5 avantages de l'utilisation d'une machine d'insertion de plis 

1. Gain de temps

Le temps consacré au pliage et à l'insertion manuels a été réduit grâce à l'inséreuse de plis Relay® au bureau. Ce qui était auparavant une corvée quotidienne de 3 à 4 heures a été réduit à une fraction du temps, libérant Mark et son équipe pour qu'ils puissent se recentrer sur des activités stratégiques essentielles. 

2. Amélioration de la productivité

La plieuse-relais a donné un nouveau souffle à la productivité de l'équipe AP. La tâche autrefois fastidieuse et répétitive du pliage et de l'insertion est devenue un processus rationalisé et automatisé, permettant à l'équipe de Mark de se consacrer à nouveau aux tâches importantes.  

3. Exactitude et précision 

La précision de la machine d'insertion de plis Relay® a éliminé le risque d'erreurs dans le processus de pliage et d'insertion. Mark peut désormais être certain que les communications sortantes de son équipe respectent les normes élevées nécessaires à la documentation financière. 

4. L'évolutivité 

Au fur et à mesure de la croissance de l'entreprise, la machine d'insertion de plis Relay® s'est adaptée en toute transparence à l'augmentation des volumes de courrier. Sa conception évolutive a permis à l'équipe de Sally de faire face à l'augmentation de la charge de travail sans sacrifier l'efficacité. 

5. Économies de coûts 

Au-delà des gains de temps immédiats, l'inséreuse de plis Relay® a permis d'importantes réductions de coûts. L'investissement s'est avéré être non seulement une mise à niveau technologique, mais aussi un mouvement stratégique vers une efficacité financière à long terme.  

Simplifiez vos envois grâce aux machines d'insertion de plis

Vous êtes peut-être comme Mark et vous vous efforcez d'envoyer des paiements, des chèques papier, des factures et d'autres documents dans des délais raisonnables. Il n'est même pas nécessaire de travailler dans le domaine de l'AP pour être confronté à des processus de courrier manuel - les responsables des ressources humaines, de la paie ou de la salle de courrier sont confrontés à ces problèmes en permanence.

En allégeant le fardeau du pliage et de l'insertion manuels, l'inséreuse de plis Relay de Pitney Bowes peut permettre à votre équipe de récupérer son temps, de se recentrer sur les tâches stratégiques et de faire face à la croissance de l'entreprise avec une efficacité accrue.

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