Comptes fournisseurs 101 : Introduction aux paiements numériques et automatisés

La comptabilité fournisseurs est un indicateur important des flux de trésorerie qui donne une idée de la santé financière d'une entreprise. C'est pourquoi tout comptable, propriétaire de petite entreprise ou entrepreneur doit savoir de quoi il s'agit et comment gérer le processus. Ce blog propose un guide complet sur :

● Le processus des comptes fournisseurs
● Comment calculer, prévoir et rapprocher les comptes fournisseurs
● L'importance de la numérisation et de l'automatisation pour les comptes fournisseurs et
● Des outils pour rationaliser et simplifier les comptes fournisseurs.

Présentation de la comptabilité fournisseurs

La comptabilité fournisseurs concerne toutes les dépenses de votre entreprise, à l'exception des salaires. Il s'agit de vos engagements financiers à l'égard de chaque vendeur ou fournisseur de biens et de services de votre entreprise. En règle générale, ces engagements financiers se rapportent à des factures de biens ou de services qui n'ont pas encore été payées. Par conséquent, les factures que votre entreprise paie immédiatement pour recevoir les articles ne sont pas considérées comme des écritures de dettes.

À l'instar des salaires, les comptes créditeurs ne comprennent pas les impôts, les avantages sociaux et les autres paiements compensatoires. Elles se concentrent uniquement sur les factures reçues des vendeurs et des fournisseurs. Le processus de comptabilité fournisseurs fait référence aux activités associées à la passation des commandes, à la réception des factures et au règlement des factures. Ce processus peut être divisé en quatre activités importantes :

1. Passer des commandes d'achat
2. Réception des commandes passées
3. Réception des factures
4. Paiement de la facture et rapprochement de la comptabilité.

Si les deux premiers processus se passent d'explications, il est important de souligner les activités que comportent les deux derniers. Les factures sont reçues de différentes manières en fonction de votre relation avec les fournisseurs et de leurs processus de facturation. Les factures peuvent être envoyées par courrier électronique ou par la poste. Elles doivent donc être correctement collectées pour que vous puissiez vous acquitter au mieux de vos responsabilités en matière de comptabilité fournisseurs. Une fois collectée, chaque facture doit être comparée aux documents relatifs à la transaction, tels que les relevés, les livraisons, etc. Cela permet de s'assurer que les paiements sont effectués dans les délais impartis afin d'améliorer les relations commerciales avec les fournisseurs et d'étendre votre ligne de crédit. 

Calcul et prévision des comptes fournisseurs

Le processus conventionnel de calcul des comptes fournisseurs prend beaucoup de temps et nécessite une main-d'œuvre importante. Par exemple, l'entreprise ABC a acheté des marchandises à 50 entreprises au cours d'une période comptable de trois mois. Pour calculer avec précision ses dettes, ABC doit rassembler ses factures afin de déterminer le montant à payer à la fin de la fenêtre de paiement. 

La régularité avec laquelle ABC effectue ses paiements peut également être utilisée pour calculer son ratio de rotation des comptes créditeurs (RCTC). Le ratio de rotation donne à l'entreprise et aux investisseurs un aperçu du flux de trésorerie de l'entreprise et de la régularité avec laquelle elle s'acquitte de ses obligations financières. Pour calculer le ratio des comptes créditeurs, des paramètres spécifiques doivent être connus. Il s'agit notamment du solde initial des comptes fournisseurs (BAP), du total des achats d'approvisionnement (TSP) et du solde final des comptes fournisseurs (EAP). Par exemple, ABC's : 

● BAP - 10K
● TSP - 40K
● EAP - 12K
● Ratio de rotation des comptes fournisseurs - TSP / (BAP + EAP) / 2 = 40K / (10K + 12K) / 2 = 1,8.

Cela signifie que les paiements des comptes fournisseurs d'ABC ont été effectués environ deux fois en trois mois. Une diminution du ratio de rotation d'ABC pour le prochain trimestre signifie que l'entreprise prend plus de temps pour payer ses fournisseurs et qu'elle pourrait être en difficulté financière ou qu'elle a mis à jour sa structure de paiement avec les fournisseurs. Une augmentation du ratio signifie que l'entreprise rembourse ses fournisseurs plus rapidement et qu'elle est peut-être en bonne santé financière. 

Pour prévoir la capacité d'ABC à honorer ses obligations en matière de comptes fournisseurs, on peut utiliser les données historiques relatives au ratio de rotation. Si le ratio de rotation de l'entreprise est constant à 1,8 tous les trois mois de 90 jours, le nombre moyen de jours nécessaires pour honorer les factures est de - 90 jours/1,8 ratio de rotation = 50 jours. Cela signifie qu'ABC met en moyenne 50 jours pour payer ses fournisseurs. 

L'analyse des données historiques des comptes fournisseurs sert de base à la prévision des capacités de paiement futures d'une entreprise. Ces informations peuvent également être exploitées pour planifier les paiements futurs aux fournisseurs afin d'accroître la confiance, d'éliminer les retards d'approvisionnement et de déduire l'impact de l'augmentation des demandes des clients sur le flux de trésorerie.

Comptes créditeurs et comptes débiteurs

Outre les comptes créditeurs, les comptes débiteurs constituent également un indicateur essentiel de la trésorerie et de la santé de votre entreprise. Comme défini précédemment, les comptes créditeurs se concentrent sur vos obligations financières envers les vendeurs ou les fournisseurs de biens et de services. Les comptes débiteurs correspondent à l'argent dû à votre entreprise pour les services ou les biens qu'elle fournit.

Bien que les entreprises s'appuient sur diverses sources de liquidités pour honorer les comptes fournisseurs, le montant reçu des comptes clients est généralement utilisé pour honorer les factures. Dans un scénario idéal, une entreprise en bonne santé utilise l'argent des comptes clients pour honorer ses obligations en matière de dettes, de salaires et de coûts opérationnels récurrents, sans puiser dans d'autres sources de financement. 

Optimiser le processus de comptabilité fournisseurs grâce à l'automatisation

Rassembler manuellement des centaines de factures envoyées par voie électronique ou physique et les examiner avant d'effectuer les paiements est un processus qui prend beaucoup de temps et qui est sujet à des erreurs. Dans de nombreux cas, le fait de s'appuyer sur des processus physiques conduit à des paiements manqués, ce qui réduit la confiance entre le fournisseur et le destinataire. Heureusement, il existe des applications logicielles qui automatisent le processus de comptabilité fournisseurs. Ces applications offrent à votre entreprise une source unique de vérité pour rassembler les factures, rapprocher les comptes, automatiser les calculs, effectuer les paiements et stocker les données en vue d'une utilisation ultérieure. 

Une plateforme comptable unique et centralisée rationalise votre processus comptable grâce à la numérisation. Tout d'abord, elle élimine la saisie fastidieuse de données, supprime les processus basés sur le papier et génère un processus d'audit numérique qui réduit les erreurs humaines. QuickBooks en est un exemple. Les entreprises utilisent QuickBooks Online et Desktop pour rationaliser les exigences en matière de comptabilité et de tenue de livres au sein d'une plateforme centralisée. QuickBooks est également utilisé pour stocker les données des transactions financières qui constituent la base du processus des comptes fournisseurs, de la gestion des salaires et de l'analyse des flux de trésorerie d'une entreprise.

Les logiciels de comptabilité fournisseurs les plus modernes exploitent les informations transactionnelles stockées dans QuickBooks pour automatiser le processus de comptabilité fournisseurs. Ces applications s'intègrent à QuickBooks pour n'accéder qu'aux informations essentielles de la comptabilité fournisseurs, telles que les factures, les commandes passées et les commandes reçues, afin de lancer le processus. En utilisant les données de QuickBooks, l'application automatise le processus d'audit et de calcul pour fournir un tableau de bord unique des obligations de l'entreprise en matière de comptes fournisseurs. 

Les logiciels de comptabilité fournisseurs avancés vont encore plus loin en offrant à votre entreprise diverses options de paiement pour l'exécution des factures. Ces options peuvent inclure l'utilisation de transferts électroniques, de chèques électroniques et de chèques physiques sécurisés, en fonction des exigences de paiement de chaque fournisseur. 

Pourquoi les comptables expérimentés et les entreprises prospères choisissent TROY FlexPay

Les statistiques montrent que 70 % des entreprises dont les processus de comptabilité fournisseurs sont inadéquats font faillite. C'est pourquoi les petites et moyennes entreprises ont besoin de données et d'informations financières précises pour réussir. TROY FlexPay est un logiciel clé en main qui permet d'automatiser, de rationaliser et de gérer le processus de gestion des comptes fournisseurs. L'application fonctionne avec QuickBooks pour vous permettre de payer vos factures de la manière que vous et vos fournisseurs préférez. Les options de paiement des factures incluent l'utilisation de EFT, ACH et de chèques physiques pour remplir vos obligations en matière de comptes fournisseurs. 

Outre les avantages financiers, les PME qui utilisent TROY FlexPay pour numériser et rationaliser leurs processus de comptabilité fournisseurs bénéficient d'avantages intangibles supplémentaires :

● Des relations fournisseur-récipiendaire optimisées : La personnalisation des options de paiement pour répondre aux diverses exigences de chaque fournisseur réaffirme votre position d'entreprise digne de confiance et réputée du point de vue de vos vendeurs.

● Anticiper les capacités et les besoins des fournisseurs: L'utilisation de données historiques pour déterminer quand les fournisseurs exécutent les commandes et préfèrent recevoir les paiements permet à votre entreprise d'être un meilleur client pour les fournisseurs. Comprendre les capacités d'un fournisseur garantit également que vous pouvez personnaliser vos demandes accrues en fonction de leur capacité de fabrication et de livraison. Cela permet également à votre entreprise d'éviter les problèmes liés à l'approvisionnement.

● Exploiter les données de référence : L'analyse des données historiques relatives aux comptes fournisseurs par rapport à des tendances telles que l'augmentation des demandes des clients permet à votre entreprise de prévoir l'impact des tendances sur votre capacité à respecter vos obligations en matière de comptes fournisseurs. 

Pour en savoir plus sur la rationalisation et la simplification des comptes fournisseurs, visitez la page TROY FlexPay ou contactez un représentant du Groupe TROY dès aujourd'hui.