Pour les petites et moyennes entreprises, la trésorerie est reine. Les réserves de liquidités sont des outils essentiels pour maintenir la lumière allumée, car votre entreprise en dépend pour faire face à ses obligations en matière de salaires et de comptes créditeurs.Aujourd'hui, la PME moyenne dispose d'environ 12 100 dollars pour faire face à ses obligations financières et la plupart de ces liquidités proviennent de transactions quotidiennes facilitées par des chambres de compensation automatisées (ACH), des transferts de fonds électroniques (EFT), des chèques électroniques et/ou des virements électroniques.
Avant de discuter de la solution la plus adaptée à votre entreprise, il est nécessaire de comprendre les processus liés à chaque option de transfert. L'EFT désigne le processus de transfert de fonds par voie électronique ou numérique, qui s'effectue généralement sans l'utilisation de chèques physiques. L'ACH, les virements électroniques et les chèques électroniques sont des solutions utilisées pour l'exécution de l'EFT.
Quelles sont donc les différences ?
Coûts de traitement - L'ACH est facilitée par les chambres de compensation et les coûts de transfert sont minimes, voire nuls. Les virements électroniques sont traités en fonction des détails du transfert, tels que la localisation du bénéficiaire et du payeur, le montant transféré et la vitesse du transfert. Les virements électroniques sont généralement plus onéreux que les ACH. Les chèques électroniques ou chèques numériques sont des copies numérisées des chèques physiques utilisés pour les paiements. Les chèques électroniques peuvent être traités comme des ACH ou des virements électroniques.
Durée/vitesse des paiements - Pour certains secteurs, la capacité à faciliter les transactions en temps réel afin de garantir des paiements rapides est cruciale pour la réussite de leurs opérations. C'est pourquoi le payeur et le bénéficiaire ont besoin de transferts le jour même, en l'espace de quelques minutes. Votre entreprise peut tirer parti à la fois des transferts ACH et des virements électroniques pour faciliter les paiements en fonction des besoins spécifiques. Pour les paiements locaux effectués le jour même, les deux solutions peuvent être utilisées, mais pour les transactions internationales, les virements électroniques constituent un moyen beaucoup plus rapide d'effectuer et de recevoir des paiements. Les paiements ACH sont généralement effectués en quelques heures ou jours ouvrables, car ils passent par une chambre de compensation, tandis que les virements électroniques sont effectués en quelques minutes.
Dualité d'utilisation - L'ACH est conçu pour soutenir à la fois le payeur et le bénéficiaire. Il s'agit d'une transaction bidirectionnelle qui permet à un fournisseur de demander un paiement ou d'initier un transfert au nom de votre organisation. Pour les virements électroniques, les transactions sont initiées par l'expéditeur et le destinataire ne peut pas demander le paiement ou l'initier.
Sécurité des transactions - Les ACH et les virements électroniques sont généralement des moyens sûrs de payer des biens ou des services, mais ils sont assortis de caractéristiques de sécurité supplémentaires. En règle générale, les transactions ACH peuvent être rappelées après avoir été envoyées. Toutefois, il existe un délai ou une durée pendant laquelle un rappel peut avoir lieu. Ce délai est de 5 jours. En théorie, les virements électroniques peuvent être rappelés, mais le rappel doit avoir lieu avant que le paiement ne soit compensé ou que les fonds ne soient versés sur le compte du destinataire. Une fois compensés, les virements électroniques ne peuvent pas être annulés. En cas de fraude ou de paiement excessif d'une facture, la banque réceptrice et la banque émettrice peuvent tenter d'effectuer un rappel, mais si l'argent a été retiré, le rappel échouera.
Quelle est donc la solution la plus adaptée à votre entreprise ?
La réponse à cette question dépend des transactions effectuées par votre entreprise. Lorsque les transactions sont répétées, que le destinataire est connu et que les considérations de sécurité sont négligeables, les virements électroniques constituent la meilleure option. Les transactions qui entrent dans cette catégorie sont les salaires et les petits achats récurrents.
Vous pouvez également choisir d'utiliser les virements électroniques pour les opérations récurrentes de paiement aux fournisseurs de biens et de services essentiels. Toutefois, il convient de mettre en place des processus étendus de contrôle et d'équilibrage ou de rapprochement des comptes afin d'éliminer les erreurs. En effet, il est difficile de rappeler les paiements une fois qu'ils ont été approuvés.
Bien que l'ACH ait la réputation d'être un moyen lent mais efficace d'effectuer des paiements, l'adoption de nouvelles solutions et méthodes technologiques a permis d'accélérer la durée des transferts. Ces solutions comprennent l'utilisation de chambres de compensation localisées et de partenaires dans différents pays pour accélérer les transactions et permettre des transferts ACH le jour même. Cela permet également à votre entreprise d'effectuer des paiements plus importants, jusqu'à 1 million de dollars par transaction, à ses vendeurs ou fournisseurs. Les coûts de transaction abordables de l'ACH garantissent également que votre entreprise ne paie pas de frais exorbitants lorsqu'elle effectue des paiements.
Il est important de préciser que les deux solutions de transfert continuent d'être améliorées grâce à l'application de la technologie. Ainsi, les problèmes relatifs tels que la lenteur de l'ACH et les difficultés de rappel des virements électroniques sont en train d'être résolus. Les solutions telles que TROY FlexPay
fournissent à votre entreprise les outils nécessaires pour réconcilier les transactions des comptes fournisseurs, examiner les factures et tirer parti des fonctions d'automatisation et d'authentification des utilisateurs afin de réduire les erreurs.
Pour plus d'informations, visitez le site FlexPay de TROY.
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