Les petites et moyennes entreprises s'accordent à dire que la gestion des processus de comptabilité fournisseurs est un cauchemar. Ces processus impliquent de rapprocher les factures physiques qui arrivent par la poste, de rechercher dans les courriels individuels pour rassembler les factures, de s'assurer que les factures sont exactes, de signer quelques chèques pour les factures physiques et d'effectuer des paiements numériques pour terminer le processus. Ce processus fastidieux est source d'erreurs humaines et d'inefficacités qui ont un impact négatif sur les entreprises.
Et quel est l'impact négatif majeur ? Pour les PME, une gestion inadéquate des comptes fournisseurs est responsable de la faillite d'environ 80 % d'entre elles. Comme vous le savez probablement, les paiements mal effectués entraînent une perte de confiance et de responsabilité, ce que les fournisseurs n'apprécient guère. Par conséquent, en choisissant la voie de la numérisation pour centraliser et rationaliser vos responsabilités en matière de comptes fournisseurs, vous éliminez les erreurs et les oublis associés à ce processus.
La numérisation : Le monde idéal de la comptabilité fournisseurs
Le monde idéal de la gestion des comptes fournisseurs s'appuie fortement sur la numérisation, l'automatisation et la centralisation pour éliminer les erreurs humaines et la pénibilité de la gestion des factures. Tout d'abord, un système centralisé surveille les canaux de messagerie pour garder une trace de chaque facture envoyée à votre équipe de vente et de marketing. Le système centralisé transfère automatiquement les bonnes factures aux bonnes personnes pour approbation, s'assure que les factures correspondent aux devis donnés et fournit des notifications indiquant que les détails du paiement sont corrects. Ensuite, le système demande l'autorisation d'émettre des paiements par chèques physiques ou électroniques aux fournisseurs et de suivre leur livraison. Enfin, tous les états financiers sont automatiquement mis à jour et stockés dans le système pour les prochains cycles de paiement. Le système accomplit toutes ces tâches en temps réel.
Bien que la numérisation ait été introduite dans la comptabilité fournisseurs avec un succès considérable, il n'est pas encore possible de parvenir à un processus complètement autonome. Les solutions numériques telles que TROY FlexPay aident à combler le fossé entre le monde réel et le monde idéalisé grâce à l'automatisation, à une plateforme centralisée et à la fourniture d'une visibilité en temps réel sur le processus.
Automatiser les comptes fournisseurs avec TROY FlexPay
TROY FlexPay est une solution centralisée de gestion des comptes fournisseurs qui permet à votre entreprise de rassembler ses factures au sein d'un système numérisé, de rapprocher ces factures des devis fournis et d'effectuer les paiements en fonction des exigences spécifiques de vos fournisseurs. Pour gérer le processus de comptabilité fournisseurs, l'application s'appuie sur l'automatisation afin de simplifier la saisie des données et d'envoyer des notifications en temps voulu aux décideurs. Le recours à l'automatisation permet également de repérer les erreurs potentielles telles que les différences de comptes et les calculs erronés en utilisant les données disponibles des transactions précédentes ou des factures disponibles.
La collecte des informations relatives aux comptes fournisseurs n'est que la première étape pour faciliter vos processus de paiement. La deuxième étape implique les capacités de TROY FlexPay à centraliser les flux de paiement et à fournir à votre trésorerie une source unique de vérité. La centralisation garantit que toutes les factures, quel que soit leur mode de livraison, sont stockées de manière centralisée et peuvent être consultées par les personnes autorisées. Les flux de travail sont alors assignés aux bonnes personnes pour obtenir leur approbation, qu'il s'agisse de signaler des problèmes éventuels ou d'approuver des paiements.
La synchronisation avec votre logiciel de comptabilité, tel que QuickBooks, est une autre caractéristique importante de l'application de gestion des comptes fournisseurs. TROY FlexPay s'intègre parfaitement aux solutions QuickBooks Desktop et Online pour sécuriser vos options de paiement. La centralisation, l'automatisation et la synchronisation avec QuickBooks vous permettent d'éliminer environ 60 % du temps passé à gérer les processus de gestion des comptes fournisseurs.
Optimisez et sécurisez vos paiements par chèque avec TROY FlexPay
Il va sans dire que certaines applications de paiement, comme vous le savez probablement déjà, peuvent offrir certaines des caractéristiques mentionnées ci-dessus, mais c'est ici que TROY FlexPay se différencie. L'application réunit l'utilisation et la création de chèques numériques ou physiques pour effectuer un paiement tout en sécurisant l'ensemble du processus.
L'une des principales caractéristiques de TROY FlexPay est sa capacité à prendre en charge le processus de création de chèques. L'utilisation des fonctions de paiement par chèque numérique permet à votre entreprise de relier les comptes bancaires de ses fournisseurs et de créer des chèques qui leur sont destinés. Avec l'ajout de cette fonctionnalité, vous obtenez un flux de travail centralisé présentant : la facture du fournisseur, le montant à payer, le compte du fournisseur et le chèque dédié au paiement dans une seule fenêtre ou page et en temps réel. Vous pouvez également choisir de créer des chèques physiques sécurisés en utilisant l'application pour imprimer des chèques sur du papier vierge en cas de besoin.
Le processus de paiement et de création de chèques est également assorti d'une sécurité qui garantit que les mauvais acteurs n'exploitent aucune faille informatique pour escroquer votre entreprise. Ces fonctions de sécurité comprennent l'authentification à deux facteurs et la vérification des micro-dépôts qui réduisent la fraude sur les chèques et les paiements.
TROY FlexPay réunit le monde de l'impression numérique et physique des chèques pour vous donner, ainsi qu'à vos fournisseurs, la possibilité de choisir la structure ou l'option de paiement qu'ils préfèrent. Nous sommes fiers d'aider les petites et moyennes entreprises à résoudre leurs problèmes de comptabilité fournisseurs et l'application TROY FlexPay a été conçue en s'appuyant sur nos décennies d'expérience en matière de simplification et de sécurisation des processus de paiement. Vous pouvez essayer TROY FlexPay gratuitement aujourd'hui avant de prendre une décision. Les PME bénéficient d'un essai gratuit de 30 jours pour se familiariser avec ses fonctionnalités.
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