Empêchez le rejet de vos chèques : Les erreurs d'impression MICR

À une époque où les transactions numériques dominent, l'humble chèque en papier conserve sa place dans diverses transactions financières. La fraude sur les chèques ne cessant d'augmenter, il est important d'imprimer ses propres chèques sur du papier vierge pour éviter les fraudes. Cependant, l'efficacité de l'impression des chèques repose en grande partie sur la technologie de reconnaissance des caractères magnétiques (MICR), un système qui permet aux machines de lire les informations essentielles sur les chèques. Malgré son importance, la mise en œuvre incorrecte de la technologie MICR reste un problème important.

Qu'est-ce que le MICR ?

Le MICR est une technologie utilisée pour faciliter le traitement des chèques. Elle consiste à imprimer des caractères - tels que le numéro d'acheminement, le numéro de compte et le numéro du chèque - à l'aide d'une encre spéciale contenant de l'oxyde de fer. Ces caractères sont imprimés dans une police de caractères spécifique, appelée E-13B ou CMC-7, qui peut être facilement lue par les scanners de chèques. 

Non seulement la police MICR permet aux scanners de lire facilement le chèque, mais ces polices, imprimées avec de l'encre ou du toner MICR, sont exigées par l'American Banking Association. D'où la question suivante : que se passe-t-il si vous n'imprimez pas les polices MICR avec l'encre ou le toner MICR approprié ?

Refus des banques en raison d'un mauvais code MICR

Même des écarts mineurs dans l'impression du MICR peuvent entraîner le rejet de votre chèque au cours de la phase de traitement, ce qui peut s'avérer très coûteux. Les chèques rejetés en raison d'une mauvaise mise en œuvre du codage magnétique peuvent avoir des conséquences financières importantes pour les entreprises et les particuliers. Chaque chèque rejeté représente non seulement un retard de paiement, mais aussi la possibilité de frais et de pénalités supplémentaires.

Les banques peuvent facturer aux entreprises clientes entre 0,50 et 6 dollars par article à réparer ou pour le traitement de documents MICR de mauvaise qualité. Le temps et les ressources nécessaires pour rectifier les chèques rejetés peuvent mettre à rude épreuve les institutions financières et les entreprises. 

Si vous imprimez les informations relatives à vos comptes sur des chèques vierges , ce que vous devriez faire afin de minimiser les risques de fraude, vous devez être absolument certain que vous imprimez correctement, ce qui est beaucoup plus facile à dire qu'à faire. Alors, qu'est-ce qui peut aller de travers ?
 

Problèmes courants liés à la mise en œuvre du codage à l'encre magnétique

Malgré son importance, de nombreux facteurs peuvent contribuer à une mauvaise mise en œuvre du codage à l'encre magnétique, entraînant le rejet des chèques. Parmi les problèmes les plus courants, citons

Qualité de l'encre ou du toner :

L'utilisation d'une encre ou d'un toner de faible qualité MICR ou de techniques d'impression inappropriées peut entraîner des lignes MICR faibles ou illisibles, ce qui rend difficile la lecture précise des informations par les machines.

Erreurs d'alignement :

Un mauvais alignement des caractères MICR peut se produire au cours du processus d'impression, entraînant un positionnement incorrect des caractères sur la ligne MICR. Cela peut entraîner des erreurs de lecture ou un échec complet de la reconnaissance par les lecteurs MICR.

Variations de police et de taille :

Ecarts par rapport à la norme E-13B ou CMC-7ainsi que des variations dans la taille des caractères, peuvent entraver la lisibilité des caractères MICR et entraîner leur rejet au cours du traitement.

Comment éviter les problèmes d'impression avec TROY : 

Heureusement, TROY dispose de la gamme MICR la plus sophistiquée du marché, vous permettant d'imprimer des chèques avec précision et efficacité. Le partenariat de 30 ans de TROY avec HP nous permet d'améliorer une imprimante HP standard avec des fonctions de sécurité nécessaires pour imprimer des chèques en toute sécurité, avec précision et en haute qualité, garantissant la tranquillité d'esprit que vos paiements ne seront pas rejetés par la banque.

Détection du toner : La détection de toner est une fonction qui permet à l'imprimante de reconnaître la présence de MICR, de sorte que vous utilisez toujours du toner ou de l'encre MICR pour imprimer un chèque.

Positionnement exact Technologie : TROY ExPT, ou Exact Positioning Technology, permet un positionnement précis de la ligne MICR ou de l'image du chèque, de sorte qu'il n'y a pas d'erreur d'alignement.

Polices MICR : En ajoutant nos polices à votre imprimante HP actuelle, vous aurez la possibilité d'imprimer des polices CMC7 et des polices E13B, ainsi que de nombreuses autres polices à partir d'un seul appareil.

MICR Toner Secure : Notre toner MICR Secure breveté possède la forte adhérence nécessaire à la lisibilité et contient également un colorant rouge qui s'active chaque fois qu'une modification chimique est tentée sur un chèque. Soyez assuré que vos chèques sont protégés contre la fraude et qu'ils seront toujours lus avec précision par les scanners de chèques.

Mettre en œuvre et tester correctement avec TROY :

Bien que la technologie TROY soit suffisante pour garantir que vos chèques seront lus avec précision par la banque, des tests doivent être effectués pour s'assurer que les signaux MICR sont forts et lisibles avant de lancer l'impression d'un lot. Le logiciel d'impression de chèques en nuageAssurePay Check de TROY vous permet d' envoyer des chèques de test à la banque avant de lancer l'impression, ce que nous recommandons.

On ne saurait trop insister sur l'importance d'une mise en œuvre correcte du codage magnétique. Investir dans du matériel d'impression, de l'encre et du papier de haute qualité, ainsi qu'adhérer aux normes de l'industrie pour l'impression MICR, peut aider à réduire le risque de rejet des chèques et à rationaliser le processus de paiement pour toutes les parties impliquées.

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