La sécurité du codage à l'encre : ce qu'il faut savoir

Par un fidèle lundi matin, le secrétaire d'une organisation d'éducation financière - appelons-le Sam - devait déposer un formulaire auprès du secrétaire d'État de l'Arizona. La procédure de dépôt exigeait le paiement d'une taxe de 10 dollars pour commencer. Sam a fait un chèque, comme n'importe lequel d'entre nous, l'a mis dans une enveloppe et l'a déposée dans la boîte USPS au coin de la rue.

Mardi, un paiement "autorisé" de 5 000 dollars avait quitté les caisses de la Financial Literacy Organization pour être versé à un particulier. L'organisation a été victime d'une fraude par chèque. Le fraudeur avait intercepté le chèque, en avait manipulé le contenu et avait encaissé 5 000 dollars de l'organisation d'éducation financière et de Sam, qui ne se doutait de rien.

À l'instar de l'organisation de Sam, de plus en plus d'entreprises commencent à être confrontées à de multiples cas de fraude aux chèques. Selon l'étude Global Economic Crime and Fraud Survey, 2022 menée par PwC, 51 % des organisations interrogées ont signalé des cas de fraude au cours des deux dernières années. Ce chiffre représente le niveau de fraude le plus élevé depuis la création de l'étude il y a vingt ans. Cette statistique souligne la nécessité pour chaque organisation de développer un flux de travail résistant à la fraude pour son processus de création et d'émission de chèques. 

MICR : comment ça marche

La reconnaissance des caractères à l'encre magnétique (MICR) est la technologie qui permet d'encoder des informations sur les chèques, les documents importants et les instruments de paiement. Ce codage est lu par des machines qui aident les banques, les entreprises et d'autres organisations à traiter les chèques et d'autres transactions financières. Cependant, aussi pratique et efficace que soit le MICR, il présente également un risque important pour la sécurité s'il n'est pas utilisé correctement. Dans cet article, nous examinerons ce que vous devez savoir sur la sécurité du codage magnétique et comment assurer la protection de votre organisation.

Pour comprendre la sécurité du codage magnétique, nous devons comprendre comment il fonctionne. Le MICR est différent de l'impression jet d'encre ou laser classique ; il utilise une encre magnétique spéciale qui peut être lue par les machines. Cette encre contient des particules d'oxyde de fer qui aident la machine à lire le texte. Le problème est que cette encre peut être manipulée, dupliquée et contrefaite. Les criminels peuvent utiliser des logiciels et des équipements spéciaux pour créer de faux chèques qui ont l'air authentiques et qui peuvent tromper les banques et les particuliers. Pour lutter contre ce risque, la technologie MICR doit être gérée de manière sécurisée. Cela implique de contrôler l'accès aux imprimantes MICR et au papier, de maintenir à jour les protocoles de sécurité et les logiciels, et de former régulièrement les employés à reconnaître et à signaler toute activité suspecte.

La sécurité du MICR ne se limite pas à la sécurité physique. La cybersécurité est également une préoccupation majeure. Notre monde de plus en plus numérique multiplie les risques de violation et de vol de données. Si un criminel accède aux fichiers MICR de votre organisation, il peut manipuler ou utiliser les données à des fins illicites. La meilleure façon de faire face aux risques de cybersécurité liés au codage magnétique est de mettre en place des contrôles d'accès stricts et de sauvegarder régulièrement les données. Il s'agit notamment de mettre régulièrement à jour les contrôles d'accès pour s'assurer que seul le personnel autorisé peut accéder aux fichiers, d'utiliser l'authentification multifactorielle et de disposer d'une solution de sauvegarde sécurisée en cas de violation.

Il est également important de prendre en compte la sécurité du processus d'impression à l'encre magnétique. Par exemple, si l'encre MICR est souvent utilisée pour les chèques, elle doit être de haute qualité et dotée des derniers dispositifs de sécurité. Si l'encre est trop légère ou si les propriétés magnétiques ne fonctionnent pas correctement, la probabilité de contrefaçon augmente. Vous devez toujours équiper vos imprimantes MICR d'un papier sécurisé comportant des éléments de sécurité tels que des micro-impressions, des filigranes et d'autres éléments de conception difficiles à reproduire. En outre, pour plus de sécurité, les organisations devraient envisager d'intégrer les imprimantes MICR avec un logiciel d'impression sécurisé qui fournit une piste d'audit et peut aider à garantir l'intégrité des données.

Enfin, il y a aussi des considérations de conformité. Divers organismes de réglementation tels que Payment Card Industry, Sarbanes-Oxley Act et HIPAA ont des exigences spécifiques concernant la technologie MICR et sa sécurité. En tant que gestionnaire, il est important de se familiariser avec ces normes et de s'assurer que votre organisation est conforme. Ignorer ces normes peut avoir de graves conséquences, telles que des amendes, une responsabilité juridique et un impact négatif sur la réputation de l'entreprise.

Protéger vos flux d'impression de chèques contre la fraude avec les solutions MICR du Groupe TROY

Nos solutions d'impression MICR se distinguent par leurs caractéristiques de sécurité exceptionnelles, ce qui en fait un choix idéal pour l'impression de chèques. Avec notre gamme d'imprimantes MICR, nous proposons différents niveaux de sécurité qui vous permettent de personnaliser vos flux de travail en fonction de vos besoins spécifiques. Ainsi, vous pouvez bénéficier des fonctions exactes que vous souhaitez sans avoir à payer pour des fonctions inutiles.
Ces niveaux de sécurité comprennent :

1. Auto-Protect Font - Imprime automatiquement "void" si un travail est détourné vers une imprimante non Troy.
2. Verrouillage sécurisé à 3 positions - Permet de verrouiller physiquement les ressources sécurisées de l'imprimante, protégeant ainsi les entreprises contre la fraude en refusant l'accès non autorisé aux ressources.
3. TROYMark™- Technologie intelligente de lutte contre la falsification qui fournit un filigrane répétitif de données variables sur l'arrière-plan du chèque (c'est-à-dire le bénéficiaire et le montant).

Les imprimantes Troy offrent également des fonctions de sécurité étendues qui peuvent être intégrées dans vos flux d'impression de chèques afin de garantir la traçabilité. Ces fonctions comprennent

• Rapport de piste d'audit - pour garder une trace de chaque chèque sécurisé qui a été imprimé.
• Cryptage et décryptage - pour assurer la protection des données d'impression sensibles circulant sur un réseau.
• Verrouillage et mappage des bacs à papier - pour neutraliser les appels de bacs non autorisés et s'assurer que le papier spécial n'est accessible qu'en cas de besoin pour l'impression.
• Signatures et logos protégés - pour restreindre l'accès aux signatures et logos des résidents de l'imprimante en les verrouillant par un mot de passe.
• Contrôles activés par PIN - restreint les travaux d'impression MICR et non MICR.

Commencer avec le codage à l'encre magnétique

Le MICR est une technologie efficace et largement utilisée pour le traitement des chèques et autres transactions financières. Cependant, son utilisation expose également les organisations à des risques potentiels en matière de sécurité. Les responsables doivent donner la priorité à la sécurité de l'impression MICR, des données et des contrôles d'accès afin d'éviter toute vulnérabilité ou tout incident de fraude. En suivant les meilleures pratiques et en vous tenant au courant des derniers protocoles de sécurité, vous pouvez contribuer à protéger les transactions financières de votre organisation et à prévenir les failles de sécurité.

Pour en savoir plus sur les solutions MICR que nous proposons, telles que nos imprimantes, toners, papier pour chèques et autres accessoires, contactez l'un de nos représentants dès aujourd'hui.